Da li je multitasking moguć?

Piše: Igor Roginek

Većina ljudi želi naučiti kako poboljšati fokus i povećati koncentraciju. Što možemo napraviti kako bismo zadržali fokus na bitnome, a ignorirali ostalo? 

Stručnjaci kažu da možemo razlikovati dvije vrste fokusa – raspršeni i usmjereni fokus. Raspršeni fokus pokušava raditi mnoge stvari istodobno. Takav multitasking, čak i kada radimo samo jednu stvar, ali razmišljamo o nečemu drugome, često je vrlo neučinkovit. Usmjereni fokus znači fokusiranje na jedan određeni zadatak u tom trenutku. 

U godini poput ove, (o)držati fokus na samo jednoj stvari i izbjeći taj raspršeni fokus je izrazito izazovno. Problemi i izazovi koji nas opterećuju mjesecima, odvlače našu pozornost (posebice ako radimo od kuće) i potrebno je dosta vremena i energije da se vratimo na ono što smo započeli. 

Multitasking je mit

Jeste li ikada bili usred pisanja e-pošte pa vas je netko prekinuo? Kad razgovor završi i vratite se na poruku, potrebno vam je nekoliko minuta da se snađete, sjetite se onoga što ste napisali i vratite se na pravi put. Nešto se slično događa kada radite više zadataka. 

Multitasking vas tjera da platite mentalnu cijenu svaki put kada prekinete jedan zadatak i prebacite se na drugi. U psihologiji se ta mentalna cijena naziva cijena prebacivanja. Odnosi se na poremećaj u našim performansama koji doživljavamo kada preusmjerimo fokus s jednog područja na drugo. Navodno zaposlena osoba provjerava mail svakih pet minuta, nakon čega nam u prosjeku treba 64 sekunde za nastavak prethodnog zadatka. 

Ono što je najluđe, svog glavnog neprijatelja uvijek vučemo sa sobom – svoj mobitel. I gomilu aplikacija koje imamo instalirano na njemu. Čak i kada isključimo sve notifikacije i utišamo zvuk, vrlo vjerojatno ćemo ga na brzinu pogledati svako toliko. 

Kako je pokazalo istraživanje platforme Udemi čak 58% ispitanika kaže da im društvene mreže nisu potrebne za posao koji obavljaju, no ipak ne mogu provesti radno vrijeme bez njih! A 75% ih kaže da na radnom mjestu barem sat vremena provedu na društvenim mrežama. Što, ako uzmemo u obzir pauze, kratke razgovore s kolegama i slično, efektivni, fokusirani rad spušta na nekih 6 sati dnevno! 

Zadržavanje fokusa postaje ključna poslovna vještina

Prema jednom istraživanju, čak 98 posto nas ne izlazi iz kuće bez mobitela niti na minutu U prosjeku, trećina Hrvata surfa Internetom i skrola po aplikacijama na svom pametnom telefonu desetak puta tijekom jednog sata. Odnosno, svakih šest-sedam minuta hvatamo se mobitela i nešto prčkamo! Ne čudi onda podatak da samo na mobitelu dnevno provedemo više od 5 sati dnevno.

Kako uz toliku količinu distrakcije biti fokusiran i koncentrirano raditi ono što nam je prioritet, poput dnevnih zadataka na našem radnom mjestu? U potpunosti se potvrđuje trend da upravo sposobnost (zadržavanja) fokusa na bitnome postaje najvažnija vještina koju ćemo morati steći.

Ana je nedavno pisala o tome zašto toliko odgađa(mo) zadatke pred sobom. Distrakcija iz okoline i količina posla ispred nas glavni su razlog. Kako eliminirati te faktore ometanja i učinkovito planirati produktivan rad? Pokušajte ovo.

Eisenhowerova matrica

Legendarni američki general i predsjednik u dva mandata Dwight Eisenhower je imao nevjerojatnu sposobnost zadržavanja fokusa i održavanja visoke razine produktivnosti. I razlučivanja koji zadaci su mu prioritet, a koji mu samo odvlače pozornost i predstavljaju gubitak vremena.

What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.

-Dwight Eisenhower

Metoda koju je koristio danas je poznata kao Eisenhowerova matrica, ili Hitno-Bitno matrica. Ovaj jednostavni alat olakšat će vam donošenje odluka i pomoći da savladate vještinu upravljanja prioritetima. 

Ideja je da sve aktivnosti koje radimo možemo odrediti kombinacijom žurnosti i važnosti. Rasporedite ih u ovakvu tablicu:

1. Hitno i važno (zadaci koje ćete odmah napraviti).
2. Važno, ali nije hitno (zadaci koje ćete ostaviti za kasnije).
3. Hitno, ali nije važno (zadaci koje ćete delegirati nekome).
4. Nije hitno i nije važno (zadaci koje ćete u potpunosti eliminirati).

Super stvar kod ove matrice je što ju možete koristiti i za planiranje dnevnog rasporeda i za veće, tjedne ili mjesečne obaveze. 

Ključna stvar je razlučiti što je hitno, a što je važno.

U pravilu, hitni zadaci su stvari za koje osjećate da na njih trebate reagirati: e -poruke, telefonski pozivi, tekstovi, vijesti. S druge strane, važni zadaci su stvari koje doprinose vašoj dugoročnoj misiji, vrijednostima i ciljevima.
 
I dovoljno je da tu razliku definirate jednom, a matrica će vam onda dati jasan okvir za donošenje odluka koje će vam povećati produktivnost i ukloniti one navike koje vam crpe energiju i oduzimaju vrijeme. 

Možete li si priuštiti da sada ne uložite vrijeme na ovu vježbu? U koji kvadrant biste stavili zadatak izrade matrice za današnji dan?