Inbox Zero

aa69f470-cec0-1c8f-1af7-c5f11b5853da
Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on linkedin
Piše: Stjepan Mikec

Slijedi tekst o e-mailu.
Zašto? Barem su dva razloga.

Razlog 1

Čini se da web i e-mail dobivaju ponovno na značenju u komunikaciji s vašim kupcima. Web mora biti mobile first, dizajnirajte ga prvenstveno za mobitel jer više od 50% web prometa u Hrvatskoj ide preko mobitela. Statistike što se događa na internetu i društvenim mrežama možete pogledati ovdje, može vam pomoći u strategiji vaših digitalnih kampanja. Ako su mladi u pitanju, to je i puno više. Web stranicama našeg novog programa Nevjerojatni 90% korisnika je pristupalo s mobitela. Namjerno ne pišem “mobilnih uređaja” jer tableti su kod nas jako slabo zastupljeni, ispod 2%. E-mail na internetu je kao radio u medijskom prostoru, prvi i onaj kojemu se prognoziralo zastarjevanje i propast, no neda se.

Za komunikaciju koristimo razne šarene i odlične alate, no mail inbox nam je uvijek pun. Vjerojatno ste primijetili da su i e-newsletteri sve bolji, da dosta oglasa dobivate e-mailom, ponekad personalizirano. Je li razlog svijest korisnika o internet feudalizmu ili su korisnici jednostavno pretrpani (često lažnim) informacijama na društvenim mrežama? Ne znam, i pozivam svoje kolege koje su u marketingu da napišu nešto o tome kako pristupati korisnicima u 2021.

Razlog 2

Uvijek ćemo vam reći: razmišljajte dugoročno s velikim i ambicioznim ciljevima i budite strpljivi, no kratkoročno imajte male i jasne ciljeve i fokus, izvršavajte stvari najbrže moguće, učite i mijenjate se. Zato je u svakodnevnom radu efikasnost vama menadžerima i vlasnicima poduzeća jako bitna. Važna vam je svaka minuta jer ionako radite cijeli dan, fokus na bitno i da ne propustite važne informacije.

Ovisno o navikama, na korištenje e-maila koristimo dobar dio radnog vremena, pa ako možemo uštedjeti pola sata dnevno, to je 10 sati mjesečno. Ne čudi zato što je startup iz Silicijske doline, Superhuman, privukao investitore s 37 milijuna dolara i ima procjenu vrijednosti od preko 300 milijuna dolara. Superhuman je aplikacija za e-mail! Isto kao Gmail, Thunderbird, Outlook, Mail ili što već koristite besplatno. Superhuman košta 30 dolara mjesečno i ima svoje korisnike. Zasad je samo za Mac/iOS i podržava samo Google mail. Pozicioniraju se kao redefinicija korištenja maila prvenstveno s ciljem uštede vremena. Probao sam, super je, s naprednim funkcijama, brza i jednostavna kao tekstualni editor, najbrže se koristi bez miša ili trackpada. No nije trenutno za mene jer pratim 7 mail računa od čega su samo 2 na Google serverima, pa bih svejedno trebao koristiti 2 aplikacije. 

Često na mail odgovorimo sa: “Naravno, hoću, samo da dođem do računala” ili “samo da se malo riješim posla, pošaljem ti, odgovorim ti”. Na takav mail ponekad zaboravimo ponovno odgovoriti jer nam mozak veli: OK, to sam riješio/riješila. Osnovna filozofija Inbox Zero je: sve što je u inboxu, nije riješeno. 

Inbox zero

Pokazat ću vam metodu Inbox Zero za rad s mailovima i to najjednostavniju i nabržu varijantu bez dodatnih mapa u aplikaciji. Spomenute funkcije su podržane u svim modernim aplikacijama za e-mail kao i u Gmailu preko web preglednika. 

Osnovne postavke metode su:

  • većinu dana imajte e-mail aplikaciju zatvorenu kako biste izbjegli distrakciju. To znači da mailove pregledavate npr. 2-3 puta dnevno. Neki će imati određene vremenske slotove za to, a neki poput mene kada odrade neku drugu veću aktivnost, no to je opet par puta dnevno. Statistika pokazuje da ljudi najčešće rade s mailom u 9 sati prijepodne. Ako imate posebno važne osobe gdje vam je važno da odmah vidite poruku, uključite notifikacije samo za te osobe.
  • kada otvorite mail, radite fokusirano na rješavanju poruka, idete poruku za porukom i brzo odlučujete što ćete s njom. (Za ovaj posao su jako korisne tipkovničke kratice, a na mobitelu funkcijama pristupate povlačenjem poruke lijevo ili desno)
  • ako ne treba odgovarati na poruku, arhivirajte je (Gmail kratica je E). Ako mislite da vam poruka neće nikad više trebati, možete je obrisati. Brisanje je korak više za razmišljanje – hoće li mi to ikad trebati, pa ćete vjerojatno sve poruke arhivirati. Pogotovo ako imate dobro filtriranje spama. 
  • ako netko drugi može ili treba odgovoriti umjesto vas, delegirajte poruku, odmah je proslijedite (F)
  • ako na poruku možete odgovoriti unutar jedne minute, odgovorite odmah (R ili A)
     
  • ako odgovor zahtjeva dulje vrijeme, odgodite odgovaranje, ostavite poruku u inboxu. Ako ne namjeravate odgovarati nakon što prijeđete sve mailove, možete koristiti funkciju Snooze i odrediti vrijeme kada će se poruka ponovno pojaviti u inboxu.

Nekima ova metoda odgovara, drugima ne. Vidite sami za sebe.


ACT GRUPA ČAKOVEC

Dr. Ivana Novaka 38
40000 Čakovec – HR
info@act-grupa.hr
+385 40 390 047
_______
OIB 17942508126
HR 47 2402 0061 1006 84081

ACT Grupa Zagreb

Zagrebački inovacijski centar
Avenija Dubrovnik 15/1
(paviljon 12), modul 43
10000 Zagreb – HR

Scroll to Top